Yves GERARD, plus de 30 ans d'expérience à votre service
De l’autre côté du miroir des Marchés Publics en organisation et communication événementielle.
L’expérience d’un adjudicataire au service des institutionnels pour rédiger un CSC performant.
Yves Gerard organise des événements depuis 1988 et s’est spécialisé depuis plus de 15 ans dans les offres aux marchés publics institutionnels dans tous les domaines de la communication événementielle, de la création à la gestion de terrain de centaines d’événements de tous types et de toutes tailles.
Nous avons analysé plus de 200 CSC en rejetant notre participation à certains pour des raisons d’imprécisions dans la demande ou formulation, ou de budget insuffisant ou irréaliste par rapport à la demande.
Nous collaborons, depuis plus de 15 ans, à la création et la rédaction d’offres pour des marchés institutionnels dans les domaines de la communication événementielle.
Parmi ceux que nous avons gagnés et réalisés, certaines imprécisions ou informations incomplètes ont entrainé des modifications de contenus et/ou des suppléments budgétaires en cours d’exécution.
Pour éviter ces écueils, plusieurs formules vous sont proposées ci-dessous.
RÉDACTION D’UN CSC ÉVÉNEMENTIEL COMPLET ET PERFORMANT
Cette formation reprend les différents chapitres d’un cahier des charges classique. Les points légaux et administratifs obligatoires dans tous les CSC ne sont pas notre propos, nous les survolerons pour avoir un aperçu général et complet d’un cahier des charges événementiel.
Par contre, nous nous étendrons en détail sur les méthodes des professionnels de l’événementiel, pour vous aider à rédiger un cahier des charges complet et concis, avec un inventaire financier réaliste et sans omissions, et demandant aux soumissionnaires de détailler son organisation et sa capacité d’organisation.
ORGANISATION DE SÉMINAIRES, CONGRÈS, SOMMETS INTERNATIONAUX
Lorsqu’il s’agit d’accueillir plusieurs centaines ou milliers de personnes, ce type de manifestation nécessite de prévoir toutes les mesures pour garantir le bon déroulement de l’événement. Pour n’en citer que quelques-unes : Communication et site internet, invitations, lieu adapté, transports (bus, parking,…),réservations d’hôtels, personnel d’accueil aux aéroports ou gares et à l’enregistrement sur place, sécurité, premiers secours, protocole éventuel, signalétique interne, catering,… Dans la(es) salles : Décoration florale générale, technique son/éclairage/vidéo adaptée à l’auditoire, interprétation, web streaming , animation, etc.. Nous avons géré l’organisation de congrès jusque 1300 personnes sur plusieurs jours.
Cette formation peut être dispensée à la suite de la précédente, soit isolément.
ÉVÉNEMENTS GRAND PUBLIC EN PLEIN AIR
Les événements accessibles à un large public en extérieur nécessitent une organisation plus complexe que dans des salles équipées et agréées. Il est utile, pour l’adjudicateur, de tenir compte des délais d’obtention des autorisations communales (à introduire 3 mois avant l’événement), des réunions avec la police, les pompiers et les transports publics (déviations d’itinéraires de bus, modification de la circulation. Accès aux ambulances, etc. La sécurité des participants doit aussi être garantie par l’analyse des la gestion des flux des participants grâce à une signalétique interne claire (fléchages, plan de site,…). Les infrastructures (scènes, tentes,…) et la conformité des équipements électriques (groupes électrogènes, distribution d’électricité à des food trucks,…) doit être approuvée par un organisme agréé. Ce ne sont que quelques exemples de l’organisation à prévoir dans la construction de votre CSC.
C’est au soumissionnaire de le prévoir dans son offre, me direz-vous ? Effectivement, mais il est indispensable pour l’adjudicateur de pouvoir discerner si l’offre présente toutes les garanties d’un bon déroulement, en toute sécurité.
STANDS D’EXPOSITION SUR UNE FOIRE OU UN SALON
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Aides et suivis spécifiques
COACHING PERSONNALISÉ DE VOTRE CSC
Vous rédigez vous-même votre CSC, mais nous vous supervisons par plusieurs réunions en vos bureaux pour corriger chaque étape de votre rédaction et vous conseiller afin d’établir le CSC le plus performant de votre projet pour recevoir des offres de soumissionnaires comparables entre elles et au budget le plus juste.
Aides et suivis spécifiques
CRÉATION DE L’INVENTAIRE DE VOTRE PROJET
Nous établissons un inventaire avec tous les postes indispensables et chiffrons chaque poste sur base de remises d’offre de fournisseurs.
Aides et suivis spécifiques
RÉDACTION DE VOTRE CSC
Nous rédigeons votre CSC sur base de votre briefing, nous analysons avec vous vos besoins stratégiques, créatifs, logistiques et organisationnels et estimer une fourchette budgétaire raisonnable par rapport à la demande.
Aides et suivis spécifiques
ASSISTANCE À L’ORGANISATION DE VOS ÉVÉNEMENTS AUTOPRODUITS
Nous vous assistons pour leur élaboration, nous vous aidons à définir les besoins logistiques et techniques, nous vous conseillons pour l’appréciation qualitative des fournisseurs et supervisons la réalisation de l’événement. Vous restez néanmoins Maître d’ouvrage et Maître d’œuvre de l’événement.
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L’expérience d’un adjudicataire au service des institutionnels pour un CSC optimal dans la comparaison
des offres.
Communication Digitale
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