Les événements accessibles à un large public en extérieur nécessitent une organisation plus complexe que dans des salles équipées et agréées. Il est utile, pour l’adjudicateur, de tenir compte des délais d’obtention des autorisations communales (à introduire 3 mois avant l’événement), des réunions avec la police, les pompiers et les transports publics (déviations d’itinéraires de bus, modification de la circulation. Accès aux ambulances, etc. La sécurité des participants doit aussi être garantie par l’analyse des la gestion des flux des participants grâce à une signalétique interne claire (fléchages, plan de site,…). Les infrastructures (scènes, tentes,…) et la conformité des équipements électriques (groupes électrogènes, distribution d’électricité à des food trucks,…) doit être approuvée par un organisme agréé. Ce ne sont que quelques exemples de l’organisation à prévoir dans la construction de votre CSC.
C’est au soumissionnaire de le prévoir dans son offre, me direz-vous ? Effectivement, mais il est indispensable pour l’adjudicateur de pouvoir discerner si l’offre présente toutes les garanties d’un bon déroulement, en toute sécurité.